Rechnung schreiben: Wie schreibe ich meine erste Rechnung?

Wenn du noch kein Unternehmen gegründet hast oder noch nicht in die Selbstständigkeit gestartet bist, kannst du bis zu einer bestimmten Summe und unter Einhaltung des Gewerberechts in Deutschland auch Rechnungen schreiben – als Privatperson oder sogenannte „natürliche Person“. Auch dann gelten für die Rechnungslegung die unten angeführten Pflichtangaben. Du darfst keine Umsatzsteuer einnehmen und musst deine Einnahmen bei der jährlichen Steuererklärung angeben. In der Regel fallen Neo-Gründer aber unter die Kleinunternehmerregelung und profitieren – als Starthilfe für ihr Business oder ihre Selbstständigkeit – von einer vereinfachten Buchführung.

• Keine monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung
• Keine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobeiträgen
• Keine Ermittlung des Umsatzsteuersatzes

Ob auch du unter diese Kategorie fällst, solltest du vor Legung deiner ersten Rechnung aber nochmal prüfen, falls du es nicht mit 100-prozentiger Sicherheit weißt. Denn die Pflichtangaben auf der Rechnung können sich für Kleinunternehmer zum Teil unterscheiden. Du darfst nämlich beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Darüber hinaus bist du verpflichtet, den Grund zu nennen, weshalb die Umsatzsteuer-Angabe auf der Rechnung fehlt. Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, ist ausschließlich vom jährlichen Umsatz abhängig, ob du nun Gewerbetreibende, Einzelunternehmer oder Freiberufler bist. Unabhängig von der gewählten Rechtsform fällst du nach §19 UStG unter die Kleinunternehmerregelung, wenn du

• im vorangegangenen Jahr weniger als € 22.000,– Umsatz brutto (nicht Gewinn!) gemacht hast UND
• im laufenden Jahr aller Voraussicht nach nicht mehr als € 50.000,– Umsatz brutto (nicht Gewinn!) machen wirst.
• Zu beachten: Wenn du deine Tätigkeit nicht im Januar aufgenommen hast, muss der voraussichtliche Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden.

Liegt dein Umsatz über dieser Grenze, hast du keinen Anspruch mehr auf die Kleinunternehmerregelung. Dann musst du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Du fällst dann unter die Regelbesteuerung. Einzig wenn du glaubhaft nachweisen kannst, dass du die 22.000-Euro-Grenze nur geringfügig überschritten und mit den zusätzlichen Umsätzen nicht gerechnet hast, lässt das Finanzamt das ggf. durchgehen. Den Kleinunternehmerstatus kannst du – sofern noch nicht geschehen – mit einem formlosen Schreiben an das zuständige Finanzamt erbitten.

Neben diesen Pflichtangaben empfiehlt es sich, dass du auf folgende Punkte achtest, die eine übersichtliche und optisch ansprechende Gliederung deiner Rechnung sicherstellen. Denn das Auge zahlt mit und du sorgst so für einen professionellen Eindruck bei deinen Kunden.

• Briefkopf: Hier stehen die Pflichtangaben zu deinem Business (mit Logo für den Wiedererkennungswert (zu empfehlen)) und zu jenen des Rechnungsempfängers. Wichtig: Achte auf eine richtige Schreibung von Unternehmensnamen und Bezeichnung der Rechtsform.
• Darunter kommen Rechnungsdatum und Leistungs-/Lieferzeitpunkt.
• Rechnungsabschnitt: Weise diesen Abschnitt mit dem Wort Rechnung oder Honorar aus. Gerne kannst du auch einen Dank für den Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen einfügen oder einen Gruß wie „Ich freue mich auf eine weitere Zusammenarbeit/Bestellung“.
• Leistungsbeschreibung: Liste hier genau auf, welche Leistungen von dir erbracht wurden und was sie kosten. Verkaufst du Produkte, führst du die gelieferten Waren mit Preis an. Du gibst an: Menge, Einzelpreis netto, ggf. Umsatzsteuersatz pro Rechnungsposition, ausgewiesen als Mehrwertsteuer (MwSt.) und den Gesamtpreis pro Rechnungsposition.
• Rechnungssumme: Gib hier die Gesamtsumme aus den Einzel-Leistungen oder -Produkten an. Entweder als Bruttobetrag/Zahlbetrag oder Nettorechnungssumme plus Mehrwertsteuer (MwSt.). Für Kleinunternehmer fällt die Umsatzsteuer natürlich weg. Falls du Rabatte oder Skonto (mit Frist) gewährst, gehören sie natürlich auch auf die Rechnung. Ggf. den Hinweis nach § 19 UStG nicht vergessen!
• Zahlungsziel: Die Norm sind 14 Tage. Du kannst aber auch sieben Tage ansetzen oder sofortige Bezahlung verlangen. Schau am besten, was in deiner Branche Standard ist.
• Weitere Punkte: Unten auf die Rechnung kommt deine Bankverbindung. Hier ist auch Platz für deine persönlichen Kontaktdaten oder die Angabe deiner Social-Media-Kanäle. Insgesamt gilt: Die optische Gestaltung deiner Rechnung sollte deinem Business entsprechen. In der Kreativbranche darfst du sie auch kreativ gestalten, als seriöser Anbieter solltest du auf ausgefallene Schriftarten verzichten.

Grundsätzlich ist es nicht schwer, manuell eine korrekte Rechnung auszustellen. Du kannst dafür Word oder Excel nutzen und dir die Vorlage abspeichern, die du dann nur noch befüllen musst. Unser Tipp: Nutze auf jeden Fall eine Software, die der aktuellen GoBD- Konformität entspricht. (Sprich hier am besten mit deinem Steuerberater!) Achte auf fortlaufende Rechnungsnummern mit Kundennamen, die du gerne in einer Exceltabelle verwalten kannst. Das erleichtert auch die Überprüfung der Zahlungseingänge. Alternativ kannst du Rechnungsvorlagen aus dem Internet nutzen. Achte aber darauf, ob es eine Vorlage für Unternehmer ist, die unter Kleinunternehmerregelung fallen, oder die Vorlage auch für dich gilt, wenn du Umsatzsteuer ausweisen musst. Wenn es sehr viele Rechnungen werden, gibt es verschiedene Tools und Programme, die dich bei der Rechnungserstellung unterstützen und deine Daten verwalten. Außerdem beinhalten manche Tools auch eine Datev-Schnittstelle, über die dein Steuerberater gegebenenfalls auf deine Rechnungen und Ausgaben zugreifen kann. Der Nachteil: Sie kosten Geld. Einfache Angebote bekommst du aber schon ab monatlich 10,00 €.

Die Rechnung war falsch: Was nun?

Bei aller Sorgfalt kann es vorkommen, dass du deine Rechnung doch nicht korrekt ausgestellt hast. Vielleicht ist auch der Kunde zwischenzeitlich umgezogen oder hat seinen Namen geändert. Alles kein Beinbruch. Storniere die Rechnung und versende eine korrigierte Version. Die Rechnung einfach zu löschen, ist ein No-Go!!

Wann musst du die Rechnung schreiben?

Ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst oder nicht: Du bist verpflichtet, innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten nach Erbringung einer Diestungleistung oder Lieferung von Produkten eine Rechnung zu schreiben. Diese Zeitspanne solltest du im Blick haben. Am besten reservierst du dir in deinem Kalender einen fixen Tag pro Woche oder Monat, an dem du deine Rechnungen versendest. Ob du die Rechnung dann als PDF per Mail oder via App oder ausgedruckt mit der Post verschickst, ist dir überlassen.

Wann wirst du steuerpflichtig?

Hast du eine ordnungsgemäße, erste Rechnung erstellt und versandt, besteht eine Forderung gegenüber deinem Kunden. Zahlt er nicht fristgemäß, kannst du ihn mahnen. Eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt entsteht für alle, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, erst dann, wenn die Rechnung bezahlt ist. Alle anderen müssen ihre Umsätze nach der Soll-Versteuerung versteuern. Die Umsatzsteuer wird dann mit Zeitpunkt der Rechnungsstellung an den Kunden fällig, auch wenn der Kunde den Rechnungsbetrag (noch) nicht beglichen hat.

Achtung Aufbewahrungsfristen

Worauf du noch achten solltest: Nach der Abgabenordnung (AO) musst du deine Geschäftsunterlagen, zu denen auch Rechnungen gehören, ordnungsgemäß für eine gewisse Zeit aufbewahren. Für Rechnungen beträgt diese gesetzliche Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Hälst du dich daran, ist bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt alles easy.